電子書類の新規取り込み、取込画面の操作方法

目次

取込画面では、発行・受領した電子書類を電帳時代へ取り込めます

取り込み時に電子書類についての取引情報(書類種別や取引先、金額など)を入力することで、「検索」機能によって任意の条件での検索や、「書類出力」機能によって規則正しく出力することが可能です。

操作の前に…注意事項

  • 電帳時代は取り込んだ電子書類を、使用しているPC上にのみ保存しています。
  • バックアップ機能を利用し出力したバックアップデータを、定期的に他のPCやHDD、USBメモリ、信頼できるクラウドストレージサービス等に保存することで、PCの故障時にも電帳時代が取り込んだデータの復元が可能です。
  • バックアップデータの保存先はローカルやクラウド問わずご自由に選択いただけます。
  • 電帳時代でのクラウドストレージサービスの提供はございません。
  • バックアップ機能の詳細はこちら

操作手順

①取込画面表示

  • メインメニューの「取込」をクリックし、取込画面を表示

②電子書類ファイルを選択

  1. 取込画面左上部のボタン「ファイル選択」をクリックし、取り込む電子書類を選択します。電子書類を取引情報の入力エリアへドラッグアンドドロップすることも可能です。
  2. 取り込む電子書類が選択されると、電帳時代が電子書類を読み込み、電子書類に記載の取引情報を入力できます。
ワンポイント便利機能
取込画面以外の他の画面からでも、電子書類をドラッグアンドドロップすることで取込画面に遷移することができます。
・ファイルの選択
・ドラックアンドドロップでの選択

③取引情報入力

取引情報を入力します。

  • 電帳時代が読み込んだ電子書類に記載されている取引情報を入力。
  • 紫マーカーのついた必須の取引情報をすべて入力後、「取込」ボタンをクリックできるようになります。
  • 入力した取引情報は、検索機能と帳簿出力機能で使用します。
検索、出力時の取引情報の正確性を保証するため、書類情報は正しく入力してください。
・取込画面の入力項目
  1. 発行・受領

    電子帳簿保存法は、受領をはじめとして自ら発行した書類も保存をすることを規程しています。
    電帳時代では、その書類の取込時、検索時に発行したものか受領したものか区別をつけて分類するようになっております。

  2. 書類種別

    書類の種別を選択します。現在サポートされている書類は以下の通りとなります。取込画面においては書類の選択は必須項目になります。
    また、各書類ごとに金額などの必須項目が異なるようになっております。これらの定型に当てはまらない書類については「その他」を指定してください。

    ・請求書 ・見積書 ・領収書 ・発注書 ・納品書 ・検収書 ・契約書 ・支払通知書 ・申込書 ・注文書 ・注文請書 ・送り状 ・その他
  3. 取引先

    取引先は各書類の相手方を参照・入力します。

    • 取込時は、OCR候補と取込済取引先、および任意入力も可能になっています。
      OCR候補から選択する場合は入力欄上部の択一選択ボタンをOCR候補に、取込済取引先から選択する場合は、入力欄上部の択一選択ボタンを取込済取引先に切り替えてください。
      入力欄のドロップダウンリストの内容が切り替わります。
      基本的にどのような形式の書類であっても、取引先は必須項目になります。
    • 検索時は、ドロップダウンリストから取込済の取引先から選ぶか、任意の文字を入力することで一部一致にて検索することも可能です。
  4. 金額

    電子書類に記載されている金額を表します。
    最終的な合計金額が入力されます。

    • 取込時に「金額自動整形」にチェックを入れると、半角数字に変換され、入力時以外の場合に3桁ごとにカンマ「,」が表示されるようになります。
      電子書類によっては、金額の記載がないものもございます。
    • 検索時は、金額の下限から上限を指定して範囲検索することが可能です。
  5. 取引日
    取引日は各書類の日付の総称です。請求書については請求日、見積書については見積日を取引日として入力してください。
    西暦にて利用してください。

    • 取込時は、「日付自動整形」にチェックを入れると、取引日の年月日が「YYYY/MM/DD」のように統一されます。
      日付入力時に一桁の月日は二桁目のゼロ埋めをしなくても問題ありません。
    • 検索画面では日付範囲指定をして該当の書類を探すことができます。
      なお、検索時に▼ボタンをクリックするとカレンダーが表示され日付入力が簡単に行うことができます。
      検索日付を消去するには、日付を選択してBackspaceキーで消去することができます。

     

     

  6. 伝票番号

    電子書類に記載されている伝票番号等を表します。
    電子書類により表記が異なります。(注文番号、発注番号、受注番号等)
    法的な項目でないため、ご自身の裁量でご入力ください。空白でも問題ありません。
    受領した書類の場合でも、ご自身の管理通番を採番し、それを入力することも可能です。

  7. インボイス番号

    適格請求書番号のことを示します。請求書などに記載された番号をここに入力してください。任意項目です。
    取込時に入力すると該当の請求書とともに保存し、インボイス番号で検索できるようになります。

  8. 備考

    備考は、自由記入欄いわゆるメモとしてお使いいただけます。法的な効力は発生しないかわりに備忘録として自由に記載することができます。この書類をやりとりしたときの背景などを記載することによって、後の会計処理に役立ててください。
    検索画面では取込み時に記載した備考の内容を一部の単語等をもとに書類を検索することができます。スペース区切りで複数語検索には対応しておりません。
    (全角32767文字まで)

  9. 訂正理由

    訂正を行った理由を記録します。

    • 電子書類の新規登録時には、自動で"[新規登録]"と登録されます。
      電子書類に登録した取引情報等を訂正/削除する際は、訂正理由の入力が必須となっております。
      また、"[新規登録]"と入力することはできません。
    • 検索画面では、最後に訂正を行った際の訂正理由での検索ができます。
  10. 最終更新日

    最後に更新を行った日時を自動で記録します。
    一度も更新が行われていない電子書類では、取込日と同一の日時となります。

  11. 取込日

    電帳時代に初めて取り込んだ日時を電子書類ごとに自動で記録します。
    重複した電子書類を登録する際も、1電子書類ごとに登録され、2枚目の取込日が1枚目の取込日として登録されません。

  12. 管理兼処理責任者

    本ソフトのユーザーを表します。本ソフトのユーザーは、責任者と作業者を兼ねるため「管理兼処理責任者」という表記になっています。
    事務処理規程に反映されるため、氏名をフルネームで入力するようお願いします。
    訂正削除の履歴を記録するためにに登録します。(真実性の確保)
    事務処理規程にも反映されるため、入力は必須となっています。
    取込時、訂正時は電帳時代に設定された管理兼処理責任者が自動で入力されます。

④電子書類の登録

入力された取引情報に誤りがないことを確認後、「取込」ボタンをクリックし、電帳時代への電子書類の取り込みが完了します。

⑤削除ボタン

誤った取引情報を登録してしまった場合でも、その取引情報を後から訂正/削除することが可能です。
電子書類の取引情報を訂正/削除する場合は、下記のページをご確認ください。

重要！！削除・訂正の方法

  • 電子書類に登録した取引情報を修正する、電子書類の削除、編集画面の操作方法はこちら

訂正履歴

訂正履歴

訂正内容やその差分を訂正回数を問わず、初回の新規登録から最新の状態まで全ての履歴を確認することができます。
訂正履歴はビューワー画面と訂正画面(取込画面)から確認できます。

詳細な訂正内容の確認

詳細な訂正内容は、操作履歴、編集履歴のリストを1つダブルクリックすると確認できます。
訂正履歴ウィンドウ右側の「訂正後のデータ」欄では、左側の「訂正前のデータ」との差分が赤文字で表示されます。
訂正履歴ウィンドウ下部の「訂正履歴」欄では、1訂正ごとの内容がリスト表示されており、選択したリストの詳細は上部右側の「訂正後のデータ」欄に表示されます。

取り込む電子書類が重複している場合

電帳時代へ取込済の電子書類と同一の電子書類を重複して取り込むことは可能です。
重複した電子書類 は、編集画面にて「 重複書類あり 」と表示されます。

また、「二重取込防止」設定を有効にした場合、重複した電子書類の取込時に警告ダイアログが表示されるようになります。

便利機能①OCR機能について

  • 電帳時代にはOCRでの入力補助があり、取引情報が自動で入力されます。
  • 取り込む電子書類の枚数に関わらず無制限で利用できます。
  • OCRでの入力補助に誤りがある場合、OCR機能で入力された項目を選択、Backspaceキーで削除し手動で取引情報を入力することが可能です。

OCR機能とは

光学文字認識 (Optical character recognition) は、活字、手書きテキストの画像を文字コードの列に変換するソフトウェアである。

参考：Wikipedia | 光学文字認識

電帳時代では、読み込まれた電子書類の文字列を識別し、各項目の取引情報を自動的に入力する機能を意味します。

OCRの精度を設定で変更することも可能

OCR機能はご利用のPC上でのみ動作しているため、OCRの精度を高められる設定の範囲はPCのスペックに依存します。
設定画面の詳細はこちら

便利機能②電子書類のプレビューについて

プレビュー

取込画面やビューワー画面にて確認できる電子書類のプレビュー機能は、拡大縮小表示や、表示している電子書類を印刷することができます。

  1. 目次
    電子書類の目次が表示されます
  2. 縮小
    電子書類の表示を縮小します
  3. 拡大
    電子書類の表示を拡大します
  4. ページ幅に合わせる
    電子書類をウィンドウの縦幅か横幅に合わせて表示します
  5. 現在のページ
    表示している電子書類のページ番号です
    数字を入力すると、そのページに移動することができます
  6. 全ページ数
    表示している電子書類の全体のページ数です
  7. 回転
    電子書類を時計回りに90度ずつ回転します
  8. ページ内検索
    電子書類に記載されたテキストから入力した文字列を検索します
  9. 印刷
    表示している電子書類を印刷します
  10. 名前を付けて保存
    表示している電子書類のファイル名を指定してファイルとして保存します
  11. 全画面表示
    電子書類全体を確認できるように表示を縮小しツールバーを隠します
  12. 設定
    プレビューの設定を開きます

一部のツールバーが表示されていない場合は、「・・・」ボタンをクリックするか、電子書類の取込直し、ビューワーを表示し直してください。

検索画面の操作方法はこちら