検索画面では、電帳時代へ取り込んだ電子書類を任意の条件で検索することができます。
まずはおさらい！可視性の要件への対応をしていますか？
電帳時代では、「可視性の要件」のひとつに定められている「検索機能の確保」に対応しております。
電子書類を電子で保存する際には、一部の対象者を除き電子書類の各種取引情報を条件として検索できることが必要となっています。
検索機能が不要な一部の対象者とは…
- 基準期間の売上高が5,000万円以下であること。
- 「電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出できること
税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に応じることができるようにしている場合に検索機能の全てを不要とする措置について、以下のとおり対象者が見直されました。
イ 検索機能が不要とされる対象者の範囲が、基準期間(2課税年度前)の売上高が「1,000 万円以下」の保存義務者から「5,000 万円以下」の保存義務者に拡大されました。
ロ 対象者に「電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている保存義務者」が追加されました。
令和6年(2024年)1⽉以降は注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければなりません。
検索機能を有するシステムの導入をしていれば…電子で保存した電子書類を従前どおり紙で出力する必要はなく、トータルコストを下げることができます。
電帳時代は検索機能要件を満たしております！
データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活⽤できるようにする方法です。
新世代デザイン研究所 解説 | 「電子帳簿保存法の概要とは」をこちらからご覧ください
検索画面の操作手順
①検索画面表示
メインメニューの「検索」ボタンをクリックし、検索画面を表示します。
②検索条件指定
検索条件に指定できる項目
- 法令により確保すべき検索機能のうち、「取引年月日、取引金額、取引先」での検索ができることが必須となっています。
- 電帳時代では、上記の必須項目に加え、「発行受領、書類種別」等の項目での検索にも対応しております。
検索条件を指定して検索実行
- 発行受領や書類種別、取引先などの取引情報に関わるほとんどの条件を指定できます。
- 複数の検索項目を指定した場合、AND検索がされます。
- すべての電子書類を検索結果に表示したい場合は、検索条件を空欄のままにします。
画面右上部の「検索」ボタンをクリックすると、検索が実行されます。
検索項目の内容
- 発行・受領
電子帳簿保存法は、受領をはじめとして自ら発行した書類も保存をすることを規程しています。
電帳時代では、その書類の取込時、検索時に発行したものか受領したものか区別をつけて分類するようになっております。 - 書類種別
書類の種別を選択します。現在サポートされている書類は以下の通りとなります。取込画面においては書類の選択は必須項目になります。
また、各書類ごとに金額などの必須項目が異なるようになっております。これらの定型に当てはまらない書類については「その他」を指定してください。・請求書 ・見積書 ・領収書 ・発注書 ・納品書 ・検収書 ・契約書 ・支払通知書 ・申込書 ・注文書 ・注文請書 ・送り状 ・その他 - 取引先
取引先は各書類の相手方を参照・入力します。
- 取込時は、OCR候補と取込済取引先、および任意入力も可能になっています。
OCR候補から選択する場合は入力欄上部の択一選択ボタンをOCR候補に、取込済取引先から選択する場合は、入力欄上部の択一選択ボタンを取込済取引先に切り替えてください。
入力欄のドロップダウンリストの内容が切り替わります。
基本的にどのような形式の書類であっても、取引先は必須項目になります。 - 検索時は、ドロップダウンリストから取込済の取引先から選ぶか、任意の文字を入力することで一部一致にて検索することも可能です。
- 取込時は、OCR候補と取込済取引先、および任意入力も可能になっています。
- 取引日取引日は各書類の日付の総称です。請求書については請求日、見積書については見積日を取引日として入力してください。
西暦にて利用してください。- 取込時は、「日付自動整形」にチェックを入れると、取引日の年月日が「YYYY/MM/DD」のように統一されます。
日付入力時に一桁の月日は二桁目のゼロ埋めをしなくても問題ありません。 - 検索画面では日付範囲指定をして該当の書類を探すことができます。
なお、検索時に▼ボタンをクリックするとカレンダーが表示され日付入力が簡単に行うことができます。
検索日付を消去するには、日付を選択してBackspaceキーで消去することができます。
- 取込時は、「日付自動整形」にチェックを入れると、取引日の年月日が「YYYY/MM/DD」のように統一されます。
- インボイス番号
適格請求書番号のことを示します。請求書などに記載された番号をここに入力してください。任意項目です。
取込時に入力すると該当の請求書とともに保存し、インボイス番号で検索できるようになります。 - 伝票番号
電子書類に記載されている伝票番号等を表します。
電子書類により表記が異なります。(注文番号、発注番号、受注番号等)
法的な項目でないため、ご自身の裁量でご入力ください。空白でも問題ありません。
受領した書類の場合でも、ご自身の管理通番を採番し、それを入力することも可能です。 - 金額
電子書類に記載されている金額を表します。
最終的な合計金額が入力されます。- 取込時に「金額自動整形」にチェックを入れると、半角数字に変換され、入力時以外の場合に3桁ごとにカンマ「,」が表示されるようになります。
電子書類によっては、金額の記載がないものもございます。 - 検索時は、金額の下限から上限を指定して範囲検索することが可能です。
- 取込時に「金額自動整形」にチェックを入れると、半角数字に変換され、入力時以外の場合に3桁ごとにカンマ「,」が表示されるようになります。
- 最終更新日
最後に更新を行った日時を自動で記録します。
一度も更新が行われていない電子書類では、取込日と同一の日時となります。 - 取込日
電帳時代に初めて取り込んだ日時を電子書類ごとに自動で記録します。
重複した電子書類を登録する際も、1電子書類ごとに登録され、2枚目の取込日が1枚目の取込日として登録されません。 - 管理兼処理責任者
本ソフトのユーザーを表します。本ソフトのユーザーは、責任者と作業者を兼ねるため「管理兼処理責任者」という表記になっています。
事務処理規程に反映されるため、氏名をフルネームで入力するようお願いします。
訂正削除の履歴を記録するためにに登録します。(真実性の確保)
事務処理規程にも反映されるため、入力は必須となっています。
取込時、訂正時は電帳時代に設定された管理兼処理責任者が自動で入力されます。 - 訂正理由
訂正を行った理由を記録します。
- 電子書類の新規登録時には、自動で"[新規登録]"と登録されます。
電子書類に登録した取引情報等を訂正/削除する際は、訂正理由の入力が必須となっております。
また、"[新規登録]"と入力することはできません。 - 検索画面では、最後に訂正を行った際の訂正理由での検索ができます。
- 電子書類の新規登録時には、自動で"[新規登録]"と登録されます。
- 備考
備考は、自由記入欄いわゆるメモとしてお使いいただけます。法的な効力は発生しないかわりに備忘録として自由に記載することができます。この書類をやりとりしたときの背景などを記載することによって、後の会計処理に役立ててください。
検索画面では取込み時に記載した備考の内容を一部の単語等をもとに書類を検索することができます。スペース区切りで複数語検索には対応しておりません。
(全角32767文字まで) - 事業年度
法人の各会計年度を表します。設定画面にて期末となる決算月を設定できます。
3月末が期末の法人の場合、04/01~翌年03/31までが1事業年度として設定されます。
個人事業主の場合、課税期間は01/01 ~ 12/31と定められています。- 検索画面では、指定した年度での検索が可能です。
- 書類ID
各書類の取込時に自動で割り当てられる識別子(番号)です。
電帳時代に取り込んだすべての電子書類に付与される、電帳時代の内部で重複のない一意のIDです。
重複した電子書類を取り込んだ場合でも、それぞれの書類IDは別のものが付与されます。
電子書類の編集前後で変更されることはありません。
継続的に編集しなければならない書類などはこの書類IDを控えておくと、検索画面において、すばやく検索することが可能となります。
③検索実行
- 指定された検索条件に従って、下部の枠に電子書類がリストで表示されます。
- 指定された検索条件に当てはまる電子書類が存在しない場合、下部の枠に「検索条件に合致する書類はありませんでした。」と表示されます。
- 検索結果のリスト上部にある取引情報の各項目をクリックすると、クリックした項目の昇順・降順に並び替えることができます。
検索条件のリセット
「検索」ボタンの下部にある「リセット」ボタンをクリックすると、検索条件をリセットするかどうかの確認ダイアログが表示されます。
確認ダイアログで「OK」をクリックすると、検索条件がリセットされます。
ファイル表示をクリックしてビューワーを起動
ビューワー画面は別のウィンドウが立ち上がり、複数の電子書類のビューワーを立ち上げることができます。
ビューワー画面では、選択した電子書類の詳細を確認することができます。
- 検索結果のリストから電子書類を1つ選択し、ウィンドウ下部の「ファイル表示」ボタンをクリックすると、選択したデータのビューワーウィンドウが立ち上がります。
- ビューワーにてファイルの詳細を表示することができます。
- ビューワーウィンドウを立ち上げたい電子書類をダブルクリックすることでも、ビューワーウィンドウの立ち上げが可能です。
- 最大10枚の電子書類のビューワーを同時に起動することができます。
- 複数の電子書類のビューワーを立ち上げる場合は、電子書類を選択後、「ファイル表示」ボタンをクリックしてください。
電子書類のプレビューについて(拡大表示方法など)はこちら
ビューワー画面の操作方法の詳細はこちら
ファイル出力 (単一ファイルを出力する)
単一の電子書類を出力する際に使用します。
- 検索結果のリストから電子書類を選択し、「ファイル出力」ボタンをクリック。
- 選択した電子書類を取込時と同一のファイル形式(拡張子)で出力できます。
- 起動したウィンドウで保存先を指定し、「保存(S)」をクリック。
- 選択した電子書類を出力し保存します。
- 出力する電子書類は任意の保存場所、任意のファイル名で保存することができます。
電子書類に登録した取引情報を訂正する場合
誤った取引情報を登録してしまった場合でも、検索画面のファイル表示から訂正することが可能です。
電子書類に登録した取引情報の訂正、削除画面の操作方法はこちら
電子書類をまとめて出力・要件を満たした出力をする場合は…
電子帳簿保存法の要件(施行規則第3条第1項第4号)に従って、「整然とした形式及び明瞭な状態」で電子書類の出力をする場合は「書類出力」機能をご利用ください。
- 電子書類の検索と出力は似ていますが、別の機能となります。
検索機能は一つの電子書類を、取り込み時に登録した取引情報の修正や、電子書類の削除、電子書類の簡易的な確認のために使用します。
書類出力機能では、電帳時代へ取り込んだ電子書類を「見読可能性の確保」に従って出力することができます。
電子書類の出力では、任意のフォルダ階層や期間を指定し出力することができます。