電帳時代では取り込んだ入力情報を元に規則的に出力します！
形式
- ファイルはpdf等の取込時の形式出力
- 書類台帳はcsv形式出力
- 訂正履歴はtxt、tsv形式出力
ファイル名
出力されるファイルのファイル名は、
“書類種別”_”年月日”_”取引先”_”金額”_”発行受領”_”書類ID”.”拡張子”
例 : 請求書_20230120_株式会社ABCD_55000_発行_1.pdf
で統一されて出力されます。
電子書類の出力では、任意のフォルダ階層や期間を指定することができ、何度でも出力を行えます。
また、出力した書類の台帳や書類の訂正履歴も出力することが可能です。
※書類台帳は.csvファイルで出力されるため、並べ替え機能が必要な場合はExcelなどの.csvファイルを閲覧可能なエディタなどが必要となります(Windows標準のメモ帳でも開くことは可能です)。
書類の出力操作手順
書類出力画面を表示する
メインメニューの「書類出力」をクリックし、書類出力画面を表示します。
書類出力フォルダー (保存先)を指定する
- 画面上部右側の「フォルダー選択」ボタンをクリックする
- 立ち上がったフォルダー選択画面にて電子書類を出力するフォルダーを指定
- 出力先フォルダーを指定したら、「OK」をクリック
ファイルやフォルダが保存されたフォルダを指定することはできません。
出力フォルダー階層
整然とした形式及び明瞭な状態で表示するため、特定の取引情報の項目をフォルダー階層名として指定します。
指定可能な取引情報の項目は、
- 書類種別 (請求書、領収書、納品書等)
- 年
- 年月
- 取引先
- 発受区分 (発行・受領)
の5つとなります。
これらの取引情報の項目は、順不同で5階層まで任意に選択可能であり、何も指定しないことも可能です。
・取引情報の項目を指定
出力年度
出力の対象とする期間を選択します。
- 全通期：すべての期間の電子書類を対象とします。
- 指定期：指定された期間の電子書類を対象とします。
- 事業年度：指定した1事業年度中の電子書類を対象とします。
より指定します。
事業年度のリストには、電子書類が保存されている年度のみが表示されます。
例 : 12月末日締めで2022年の間に1度も電子書類が発生せず保存しなかった場合は、2022年期はリストに表示されません。
発行・受領 出力指定
出力の対象とする発受区分 (発行・受領)を選択します。
- 発行のみ：自社が発行した電子書類のみを出力します。
- 受領のみ：自社が受領した電子書類のみを出力します。
- 全て：自社が発行、受領した全ての電子書類を出力します。
その他の設定
これらのチェックボックスにチェックを入れて出力した場合、それぞれの機能が適用されます。
ファイルが存在する場合は上書きする
指定された出力フォルダーに同名のファイルが生成される場合、新規に書類出力を行い古いファイル・フォルダーは上書きされます。からのフォルダを推奨する
- 書類台帳 も出力する
出力された全ての電子書類の台帳(リスト)をcsvファイルで出力します。
ご利用のPCにExcelがインストールされている場合、Excelで表示することにより本csvファイル上で台帳の並べ替えを行うことが可能です。
- 訂正履歴 (取引情報の訂正・削除履歴)も出力する
出力された全ての電子書類の登録、訂正、削除履歴をテキストファイル(.txt)で出力します。
「Excelで表示」ボタンにより、tsvファイルとしてExcelで表示することも可能です。
- 出力完了後フォルダーを表示
出力の完了後、書類出力フォルダーをエクスプローラーで開きます。
出力実行
青い「出力する」ボタンをクリックし、上記で設定した内容に従って、電子書類が指定したフォルダーに出力されます。
出力されたファイル等の見方：書類台帳、訂正履歴
出力された全ての書類台帳と、電子書類の登録、訂正、削除履歴が記載されたファイルです。
書類台帳ファイル
書類台帳は.csvファイルで作成されるため、Excelなどで表示すると電子書類の項目ごとに並べ替えや絞り込みを行うことが可能となります。
メモ帳などでも表示することは可能ですが、この場合並べ替えなどの操作はできません。
Excelで数値等が「#######」となりうまく表示されない場合は、列幅を広げると数値等が表示されるようになります。
列幅をまとめて整理したい場合は、「表左上の「右下向きの三角」をクリック」>「A列とB列の間をダブルクリック」すると、全ての列幅が自動的に調節されます。
訂正履歴ファイル
書類出力機能により出力された訂正履歴ファイルには、電帳時代に登録したすべての電子書類の「登録、訂正、削除」履歴が記録されます。
記録内容は、各電子書類について書類出力時の「ファイルパス、更新日時、訂正理由」となります。
削除された電子書類は、行頭に「[削除済み]」と表記されます。
電帳時代上で訂正履歴を確認する方法はこちら 訂正履歴
列幅の調整方法
A列と1行の間にある三角マークをクリックし、セル全体を選択
各行の間をダブルクリック
すべての行の幅が自動的に調整されます
並べ替え、抽出方法
Excel画面上部のリボン「ホーム」の「編集」内にある「フィルター」機能を利用することで、取引情報項目などのデータを並べ替えたり、指定のデータだけを抽出することが可能です。
フィルターを有効にしたあと、1行目の項目に逆三角マークのボタンが付与されるので、そこをクリックして操作します。
動作ログとは
動作ログ
書類出力のおけるシステム動作結果を表示します。
出力の正常もしくは異常の有無の件数・書類の不備もしくは存在しないなどのエラーがあった場合、こちらに表示されます。
動作不良の場合などの原因究明に用いることができます。
特定の電子書類のみを確認したい場合は検索機能で
検索機能をご利用いただくことで、電子書類を電帳時代で確認、編集することができます。
検索機能は、電子書類を取り込み時に登録した取引情報の修正や、電子書類の削除、電子書類の簡易的な確認のために使用します。